le rôle du trésorier dans l'adoption de règles de bonne gestion de l'association

le rôle du trésorier dans l’adoption de règles de bonne gestion de l’association

 

Les détournements de fonds dans le cadre associatif ne sont pas si rares. Voici quelques règles de bonnes pratiques à respecter si l’on veut dormir, à peu près, tranquille :

1 – Les avoirs de l’association, tu déposeras en banque.

2 – Les moyens de paiement traçables, tu privilégieras (virements, chèques, cartes bancaires).

3 – Le non cumul des moyens de paiement, tu limiteras. Ne pas multiplier les comptes bancaires, cartes bancaires, chéquiers …

4 : A un seule personne responsable et bien identifiée, tu confieras les codes accès confidentiels.

5 – La double signature pour des paiements importants et à risque, tu recommanderas.

6 – Une procédure écrite et détaillée des engagements de paiement, tu adopteras.

7 – La séparation des fonctions entre l’ordonnancement des dépenses et leurs paiement, tu organiseras.

Est-ce vraiment une bonne idée que de passer la frontière avec une valise de fonds ? N’y a t-il pas mieux ? Le virement bancaire vers l’étranger doit à tout pris être privilégié car il est sûr et sécurisé. De plus, il permet la traçabilité des fonds. Et seuls les établissements bancaires sont habilités à effectuer des virements (article L. 521-2 du Code monétaire et financier). Le transfert de fonds est leur monopole.

Certains pays n’ont plus de relations bancaires. A l’impossible, nul n’est tenu …

Ne pas oublier l’obligation de déclarer les fonds transférés à l’étranger, à partir de 10 000 euros.

5 raisons (au moins) pour lesquelles il faut-il tenir la comptabilité de l’association :

1 – Pour que les adhérents puissent comprendre et vérifier les comptes de l’association

2 – Pour assurer la transparence de l’association vis-à-vis de tous, et notamment des donateurs

3 – Pour suivre la gestion et contrôler les dépenses de l’association

4 – Pour pouvoir présenter des comptes clairs et probants à toute demande de l’administration

5 – Pour éventuellement pouvoir déclarer et payer les impôts dus par l’association.

A quoi sert un trésorier ? Les 7 missions d’un trésorier

S’il n’est pas obligatoire (sa fonction n’est pas prévue par la loi du 1er juillet 1901), il est quand même le bienvenu. D’abord, pour respecter les recommandation supra, puis pour les raisons suivantes :

Il est le garant de la (bonne) gestion de l’association. Son rôle devrait être défini dans les statuts, pour que tous les adhérents, à commencer par lui-même, soient convaincus de sa mission et de son étendue. Sa responsabilité est encadrée par ses fonctions telles que décrites dans les statuts.

En général, les tâches d’un trésorier sont de :

1 – Gérer et contrôler les dépenses, assurer leur suivi et leur comptabilisation,

2 – Suivre l’évolution des disponibilités permettant la pérennité financière de l’association,

3 – Etablir le plan de trésorerie,

4 – Préparer et exécuter le budget de l’association,

5 – Piloter les collectes de fonds, voire la campagne de crowdfunding,

6 – Collecter et archiver les pièces justificatives, assurer leur conservation,

7 – Respecter les obligations fiscales.

Parfois, ces missions s’exercent conjointement avec le Président ou par délégation expresse du Président. Selon la taille de l’association, le Trésorier peut être assisté par un trésorier-adjoint ou tout personnel salarié de l’association. Un comptable extérieur ou un expert-comptable peuvent être missionnés dans le cadre d’une prestation à la tâche ou d’une d’expertise.

Il n’en reste pas moins qu’il est de la mission du trésorier de présenter le rapport financier à l’assemblée générale. Il est de sa responsabilité de s’assurer que les dépenses sont réelles, correspondent à un service effectué ou un bien livré, qu’elles ont été décidées par les instances dirigeantes, qu’elles ont été prévues dans un écrit (statuts, règlement intérieur, procès-verbal …).

Le Trésorier est le garant de l’utilisation conforme des fonds : conforme aux statuts, aux appels à projets, aux demandes de subventions, aux souhaits des donateurs et mécènes. Il doit donner l’alerte s’il constate une utilisation anormale des fonds. Sa mission peut être encadrée par le Conseil d’administration, ou à défaut par les adhérents en assemblée.